Comment obtenir la certification Qualiopi, étape par étape

Pour obtenir la certification Qualiopi, il faut un organisme de formation déclaré (NDA, ou preuve du dépôt de la demande), avoir déjà réalisé au moins une action dans chaque catégorie que vous voulez faire certifier, signer un contrat avec un organisme certificateur accrédité, puis réussir l’audit initial mené dans vos locaux. La certification est valable trois ans, avec un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois. Le prérequis le plus souvent oublié est le deuxième : depuis le 1er septembre 2023, un certificateur ne peut pas déclencher l’audit tant que vous n’avez rien réalisé.

Si vous avez déjà votre NDA, MAKEMYOF propose un accompagnement Qualiopi à 990 € HT (1 188 € TTC) : analyse de votre situation, préparation aux exigences du référentiel, accompagnement documentaire et préparation à l’audit (audit blanc et coaching), frais de l’organisme certificateur en sus. Si vous n’avez pas encore de NDA, l’étape d’avant est la création de votre organisme avec accompagnement jusqu’au NDA, à 490 € HT (588 € TTC).

Avant de contacter un certificateur : trois prérequis

L’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, modifié en 2023, fixe ce que le certificateur doit vérifier avant même de proposer une date. Trois points bloquent la plupart des demandes trop précoces.

●Un organisme déclaré. Parmi les données collectées avant l’audit figure « le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande », datant de moins de trois mois. Sans déclaration d’activité, pas d’audit : c’est l’objet de notre accompagnement jusqu’au NDA.
●Une action déjà réalisée. L’arrêté précise que « la mise en œuvre d’une action relevant de chaque catégorie d’actions concourant au développement des compétences concernée est un prérequis pour le déclenchement de l’audit ». Il faut donc avoir animé au moins une formation (ou un bilan de compétences, une action de VAE, selon la catégorie visée) avant l’audit.
●Un besoin réel. L’article L6316-1 du Code du travail impose la certification aux prestataires financés par un opérateur de compétences, l’État, les régions, la Caisse des dépôts, France Travail ou l’Agefiph. Si vos clients paient eux-mêmes, le NDA suffit pour exercer.

Les étapes pour obtenir Qualiopi, dans l’ordre

1Préparer vos preuves indicateur par indicateur. Le candidat « s’engage à disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel » : programmes, conventions, émargements, évaluations, désignation d’un référent handicap, etc. Le détail est dans notre guide des indicateurs Qualiopi.
2Choisir un organisme certificateur accrédité par le Cofrac ou autorisé par France compétences, sur la liste publiée par le ministère du Travail. Le tarif de l’audit figure dans son devis : comparez-en plusieurs.
3Transmettre les données préalables : dénomination et numéro Sirene, statut juridique, déclaration d’activité, catégories d’actions visées, liste des sites, organigramme, dernier bilan pédagogique et financier ou, à défaut, chiffre d’affaires prévisionnel.
4Signer le contrat de certification, avec une déclaration sur l’honneur attestant que vous n’avez pas signé avec un autre certificateur pour les mêmes catégories et que vous n’avez pas subi de refus ou de retrait de moins de trois mois.
5Recevoir une date d’audit : le certificateur la propose « dans un délai maximal de 30 jours calendaires » après réception du contrat. C’est une date proposée, pas la date de l’audit lui-même.
6Passer l’audit initial dans vos locaux : une journée de base pour un organisme qui réalise moins de 150 000 € de chiffre d’affaires sur une seule catégorie, davantage au-delà ou avec plusieurs sites. Notre guide pour préparer l’audit Qualiopi détaille son déroulé.
7Recevoir le certificat, puis l’afficher : l’arrêté impose de le publier « dans ses locaux et sur son site internet ». Le certificateur déclare la certification au ministère du Travail, et elle apparaît sur la liste publique des organismes de formation.

Organisme qui démarre : ce que l’audit initial vérifie vraiment

L’arrêté prévoit un régime de « nouvel entrant » pour le prestataire dans sa première année d’activité, ou qui commence une nouvelle catégorie d’actions. Pour une liste d’indicateurs fixée par l’arrêté (résultats obtenus, évaluation des acquis, veilles, handicap, amélioration continue notamment), l’audit initial vérifie que vos processus sont formalisés ; leur mise en œuvre effective est contrôlée à l’audit de surveillance, qui porte alors sur l’ensemble des indicateurs.

Ce régime allège la preuve, pas le prérequis : même nouvel entrant, vous devez avoir réalisé une action dans la catégorie visée. Un organisme créé la semaine dernière et qui n’a encore formé personne ne peut donc pas être audité, quelle que soit la qualité de ses procédures.

Autre point de calendrier : le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 remplace le référentiel national qualité à compter du 1er novembre 2026. Il garde sept critères mais compte 33 indicateurs au lieu de 32. Si votre audit tombe après cette date, préparez-vous sur le nouveau texte et demandez au certificateur, dès le devis, sur quelle version il vous auditera.

Calendrier réaliste : ce que fixent les textes, ce qui dépend de vous

Aucun texte ne fixe une durée totale pour obtenir Qualiopi. Les délais qui circulent en ligne sont des estimations, pas des règles. Ce qui est écrit dans l’arrêté, en revanche, permet de construire un calendrier honnête :

●Jusqu’à 30 jours calendaires pour que le certificateur propose une date après réception du contrat.
●Non-conformité majeure : les actions correctives doivent être effectives sous trois mois et vérifiées au plus tard un mois après ; sinon la certification est refusée ou suspendue. Cinq non-conformités mineures non levées valent une majeure.
●Non-conformité mineure : le plan d’action doit être mis en œuvre dans un délai de six mois, et il est vérifié à l’audit suivant.
●Après un refus ou un retrait : trois mois d’attente avant une nouvelle demande sur les mêmes catégories.
●Audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois, à distance en principe ; audit de renouvellement, identique à l’audit initial, avant l’expiration des trois ans.
●Ce qui dépend de vous : la date de votre première action réalisée, le temps de constitution des preuves et votre disponibilité pour l’audit.

Obtenir la certification Qualiopi gratuitement : ce qui est possible

La certification elle-même n’est pas gratuite : l’audit est réalisé dans le cadre d’un contrat de certification signé avec un organisme certificateur, qui le facture. Les audits de surveillance et de renouvellement font partie du cycle de trois ans ; demandez un devis qui les couvre tous pour comparer les offres.

Ce qui est gratuit : les textes (référentiel, arrêté d’audit) sur Légifrance, la préparation des preuves par vous-même, et la décision de ne pas vous certifier si aucun de vos clients ne mobilise de financement public ou mutualisé. Pour un formateur qui veut intervenir sur des actions financées sans se certifier tout de suite, le portage Qualiopi est une option encadrée.

Faire soi-même ou se faire accompagner

Tout peut se faire seul : les textes sont publics, le certificateur ne demande pas de recourir à un consultant, et un organisme bien organisé peut constituer ses preuves sans aide. L’auditeur, lui, vérifie la conformité ; il n’a pas vocation à vous conseiller.

Un accompagnement sert surtout à éviter de découvrir un manque le jour de l’audit : lecture des indicateurs appliquée à votre activité, plan d’action, documents à produire, audit blanc avant le passage officiel. C’est ce que couvre l’accompagnement Qualiopi de MAKEMYOF, à 990 € HT (1 188 € TTC) : analyse de votre situation, préparation aux exigences du référentiel, accompagnement documentaire et préparation à l’audit, frais du certificateur en sus. L’expert ne vous remplace pas face à l’auditeur, et nous ne sommes pas un organisme certificateur.

Pas encore de NDA ? Commencez par créer votre organisme de formation : 490 € HT (588 € TTC) pour la création et l’accompagnement jusqu’à l’obtention du NDA.

Questions fréquentes

Peut-on obtenir Qualiopi sans avoir encore réalisé de formation ?

Non. Depuis le 1er septembre 2023, l’arrêté d’audit fait de la mise en œuvre d’au moins une action par catégorie visée un prérequis au déclenchement de l’audit. Le régime de nouvel entrant allège certaines preuves, pas ce prérequis.

Faut-il un NDA pour demander la certification Qualiopi ?

Il faut le numéro de déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande, datant de moins de trois mois, parmi les données transmises au certificateur avant l’audit.

Combien de temps faut-il pour obtenir la certification Qualiopi ?

Aucun texte ne fixe de durée totale. Le certificateur doit proposer une date d’audit dans les 30 jours calendaires suivant la réception du contrat ; le reste dépend de votre première action réalisée, de vos preuves et des éventuelles non-conformités à lever.

Qui délivre la certification Qualiopi ?

Un organisme certificateur accrédité par le Cofrac ou autorisé par France compétences, choisi par vous sur la liste publiée par le ministère du Travail. MAKEMYOF n’en fait pas partie : nous préparons à l’audit, nous ne certifions pas.

Peut-on changer d’organisme certificateur ?

Oui, par un transfert : l’ancien certificateur transmet votre dossier et le nouveau décide de confirmer, d’évaluer ou de refuser. Le nouveau certificat reprend la date d’expiration du précédent.

Sources

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