Pour préparer l'audit Qualiopi, il faut connaître ses règles, fixées par l'arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit, et arriver avec un dossier de preuves complet pour chaque indicateur qui vous est applicable. C'est une étape que beaucoup d'organismes de formation redoutent : la préparer avec méthode est le meilleur moyen de l'aborder sereinement.
Qui réalise l'audit ?
L'audit est réalisé par un organisme certificateur accrédité par l'instance nationale d'accréditation (le COFRAC) ou par un organisme signataire de l'accord européen de reconnaissance, ou par une instance de labellisation reconnue par France Compétences (article L.6316-2 du Code du travail). La liste des certificateurs est publiée par le ministère chargé de la formation professionnelle (article R.6316-3). Vous choisissez librement le vôtre, notamment selon votre activité et le tarif proposé.
L'auditeur est un professionnel indépendant. Il applique strictement le RNQ et n'a pas vocation à vous conseiller, son rôle est de vérifier la conformité.
Combien de temps dure l'audit ?
La durée est fixée par un barème (article 4 de l'arrêté du 6 juin 2019) selon le chiffre d'affaires, le nombre de catégories d'actions et le nombre de sites. Pour un organisme dont le chiffre d'affaires est inférieur à 150 000 €, la base est de 1 jour pour l'audit initial et pour l'audit de renouvellement, et de 0,5 jour pour l'audit de surveillance.
L'audit de surveillance se fait en principe à distance ; il a lieu sur site dans certains cas prévus par l'arrêté (réclamations, analyse de risque, échantillonnage multisite, demande de l'organisme).
Le dossier de preuves : votre meilleur allié
Pour chaque indicateur du RNQ, l'auditeur va demander une ou plusieurs preuves. Constituez un dossier numérique organisé par critère et par indicateur, avec des preuves concrètes datées.
- Programmes de formation détaillés
- Conventions de formation signées
- Feuilles d'émargement
- Questionnaires de satisfaction et analyse
- Attestations de formation des formateurs
- Plan d'action qualité (suite aux retours apprenants)
- Procédure d'accueil et de positionnement
- Désignation du référent handicap
Le rôle de l'audit blanc
L'audit blanc est une simulation réalisée par un consultant en amont du passage officiel. Il identifie les non-conformités potentielles et vous donne le temps de les corriger.
Chez MAKEMYOF, l'audit blanc fait partie de l'accompagnement Qualiopi (990 € HT, proposé après un rendez-vous avec notre expert ; frais de l'organisme certificateur en sus). Il se déroule en amont de l'audit officiel, une fois votre dossier prêt.
Gestion des non-conformités (NC)
Deux types de NC existent (article 5 de l'arrêté du 6 juin 2019). Une NC mineure donne lieu à un plan d'action mis en œuvre sous six mois et vérifié à l'audit suivant ; non levée à cet audit, elle devient majeure. Cinq NC mineures non levées au moment de la décision valent une NC majeure.
Une NC majeure doit être corrigée sous trois mois, ce que le certificateur vérifie (éventuellement lors d'un audit complémentaire, à distance ou sur site). À défaut, la certification est refusée lors d'un audit initial, ou suspendue lors d'un audit de surveillance ou de renouvellement.
Le jour de l'audit : qui doit être présent ?
Au moins un dirigeant de l'OF doit être présent pendant l'audit : c'est l'interlocuteur principal de l'auditeur. L'accompagnement MAKEMYOF vous prépare en amont (audit blanc, coaching) pour que vous abordiez cet échange avec vos preuves prêtes. L'expert ne vous remplace pas face à l'auditeur.