Le livret d’accueil du stagiaire est le document que l’organisme de formation remet à chaque inscrit pour lui expliquer comment la formation va se dérouler : interlocuteurs, horaires, lieux ou accès à la plateforme, règles de vie, accessibilité, démarches en cas de difficulté. Le mot « livret d’accueil » n’apparaît pas dans le Code du travail, mais plusieurs informations qu’il rassemble sont obligatoires : l’article L6353-8 impose de communiquer au stagiaire, avant son inscription définitive, les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires et le règlement intérieur applicable.
Le livret est donc la façon la plus simple de prouver que vous avez tout transmis, et l’une des premières pièces qu’un auditeur Qualiopi regarde. Il suppose un organisme déclaré : si ce n’est pas encore fait, la création de votre organisme jusqu’au NDA coûte 490 € HT (588 € TTC) avec MAKEMYOF.
Ce que la loi et Qualiopi attendent
Côté Code du travail, deux obligations se recoupent : l’information préalable de l’article L6353-8 citée plus haut, et le règlement intérieur, que tout organisme doit établir et porter à la connaissance des stagiaires en application de l’article L6352-3. Le livret peut contenir le règlement intérieur en annexe : c’est même la solution la plus sûre pour prouver sa remise.
Côté Qualiopi, l’indicateur 9 du référentiel demande d’informer les publics bénéficiaires sur les conditions de déroulement de la prestation. L’auditeur cherche une preuve concrète et datée de cette information : un livret remis avec la convocation, une page d’accueil sur votre plateforme, un mail type. L’indicateur 26 ajoute l’information sur l’accueil des personnes en situation de handicap, et l’indicateur 12, dans sa version applicable au 1er novembre 2026, la prévention des violences, du harcèlement et des discriminations : le livret est l’endroit naturel pour dire au stagiaire à qui s’adresser.
Le sommaire type d’un livret d’accueil
- Mot d’accueil et présentation de l’organisme : dénomination, numéro de déclaration d’activité, domaines de formation.
- Vos interlocuteurs : responsable pédagogique, contact administratif, référent handicap, avec téléphone et e-mail.
- Le déroulement de votre formation : dates, horaires, lieu ou modalités de connexion, matériel à prévoir, pauses.
- Le suivi : émargement ou suivi de connexion, évaluations prévues, attestation remise à la fin.
- L’accès au lieu : adresse, transports, stationnement, accessibilité des locaux ; pour la distance, l’assistance technique et ses horaires.
- Accueil des personnes en situation de handicap : comment signaler un besoin d’adaptation, et à qui.
- Prévention des violences, du harcèlement et des discriminations : la personne à contacter et la procédure de signalement.
- Réclamations : comment exprimer une insatisfaction et dans quel délai vous répondez.
- Le règlement intérieur, en annexe ou par lien.
Livret unique ou livret par formation
Un formateur indépendant peut tenir un seul livret, commun à toutes ses formations, complété par la convocation qui précise les dates, le lieu et le programme de chaque session. Un organisme avec plusieurs sites ou plusieurs modalités (présentiel, distance, intra en entreprise) a intérêt à décliner une version par modalité : les informations pratiques changent, les règles restent les mêmes.
Pour une formation intra réalisée chez le client, précisez que les règles d’hygiène et de sécurité de l’entreprise d’accueil s’appliquent : c’est ce que prévoit le Code du travail pour le règlement intérieur, détaillé dans notre guide du règlement intérieur d’un organisme de formation.
Les erreurs qui coûtent des points à l’audit
- Un livret générique téléchargé, qui cite des locaux, un référent ou des horaires qui ne sont pas les vôtres.
- Un livret jamais daté ni mis à jour : l’auditeur compare avec vos pratiques réelles.
- Aucune preuve de remise : joignez-le à la convocation et gardez l’envoi.
- Un référent handicap nommé dans le livret mais introuvable dans l’organisation.
- Des promesses invérifiables (résultats, taux) qui contredisent l’indicateur 1 sur l’information non trompeuse.
Le rédiger seul ou se faire accompagner
Un livret d’accueil se rédige seul en une demi-journée si vous partez de votre fonctionnement réel et du sommaire ci-dessus. L’erreur classique est de le rédiger pour l’audit plutôt que pour le stagiaire : un document court, exact et remis systématiquement vaut mieux qu’un livret de quarante pages.
Si vous préparez Qualiopi et voulez construire le livret avec le reste des preuves attendues, l’accompagnement Qualiopi coûte 990 € HT (1 188 € TTC), audit du certificateur en sus. Si votre organisme n’est pas encore déclaré, démarrez votre dossier de création en ligne.
Questions fréquentes
Le livret d’accueil est-il obligatoire ?
Le document lui-même n’est pas nommé par le Code du travail, mais les informations qu’il contient le sont en grande partie (article L6353-8 et règlement intérieur). Pour Qualiopi, l’indicateur 9 exige une information sur les conditions de déroulement : le livret est la preuve la plus simple.
Quand remettre le livret d’accueil ?
Avant le début de la formation, idéalement avec la convocation. Les informations de l’article L6353-8 doivent être transmises avant l’inscription définitive.
Un formateur indépendant doit-il faire un livret d’accueil ?
Il doit transmettre les mêmes informations et un règlement intérieur. Un livret court et commun à toutes ses formations suffit dans la plupart des cas.