Protocole individuel de formation : modèle et règles FOAD

Les articles qui comptent sont issus du décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018. La DREETS de Corse en résume les conséquences dans sa page Formation dispensée à distance (FOAD) : comme pour toute action, il faut un programme détaillé et une convention ou un contrat daté et signé ; pour la partie à distance, les trois mentions de l’article D6313-3-1 doivent en plus figurer dans le programme de formation.

Concrètement, l’administration attend que vous indiquiez les moyens d’accompagnement et d’assistance pédagogique et technique mis à disposition du stagiaire, la nature des travaux demandés et le temps estimé pour les réaliser, et des modalités de suivi et d’évaluation propres aux séquences à distance. La DREETS ajoute qu’en cas de contrôle, c’est à l’organisme de démontrer que l’accompagnement a eu lieu et que les évaluations ont été organisées.

Le PIF n’est pas un formulaire de l’État : ce sont les financeurs qui en publient des modèles. Deux exemples consultés pour ce guide montrent ce qu’ils en attendent. Le modèle d’OPCO Santé pour une formation ouverte et à distance ou mixte le présente comme un engagement tripartite entre l’organisme, le salarié et l’employeur, bipartite si la formation se déroule hors du temps de travail ; il doit être complété par l’organisme, signé par les parties et joint à la demande de prise en charge, et il précise qu’il ne se substitue pas à la convention de formation.

Le modèle de Transitions Pro Occitanie, utilisé pour un projet de transition professionnelle, couvre la formation à distance et la formation en situation de travail. Il est établi avant la demande de prise en charge, après le positionnement du candidat, et sert à apprécier la réalité de la formation et le certificat de réalisation établi chaque mois. Sa notice se réfère explicitement à l’article D6313-3-1 et distingue le temps de formation du travail personnel optionnel, que ce financeur ne prend pas en charge. Chaque financeur a son propre modèle : utilisez toujours celui qu’il fournit quand il en a un.

Quand le financeur n’impose pas de formulaire, vous pouvez rédiger votre propre PIF. Voici les rubriques que l’on retrouve dans les modèles consultés, dans l’ordre, avec ce qu’il faut y mettre pour qu’elles servent de preuve.

Une erreur à éviter : croire qu’un export de la plateforme prouve la formation. La DREETS de Corse cite une décision du tribunal administratif de Toulouse (n° 2107403 du 2 novembre 2023) : un relevé de connexion ne permet pas de justifier que les stagiaires ont suivi la totalité des heures, ni qu’ils ont reçu un accompagnement. Le PIF annonce ce qui est prévu ; c’est le dossier de chaque stagiaire qui prouve ce qui a été fait.

Pour chaque stagiaire, conservez donc avec le PIF signé : les échanges avec le référent (messages, comptes rendus de classes virtuelles), les travaux rendus et corrigés, les résultats des évaluations, les feuilles d’émargement des séquences en présentiel et les relevés de connexion en complément. Si les durées réelles s’écartent fortement des durées annoncées, un avenant au protocole vaut mieux qu’un écart inexpliqué.

La convention de formation lie l’organisme à l’acheteur et porte l’engagement commercial et financier ; quand la formation est financée, l’article D6353-1 y impose notamment la part des enseignements dispensés à distance. Le contrat de formation professionnelle la remplace quand un particulier paie lui-même. Le programme porte les trois mentions de l’article D6313-3-1. Le PIF, lui, applique tout cela à une personne : son positionnement, son calendrier, son référent. Les quatre documents doivent dire la même chose : une durée différente entre la convention et le PIF est un écart que le financeur peut vous demander de justifier.

Pour les règles propres à chaque financeur, le guide OPCO et financement formation détaille les démarches de prise en charge.

Un PIF se rédige seul et gratuitement : le modèle du financeur quand il existe, sinon les neuf rubriques ci-dessus, cohérentes avec votre programme et votre convention. Le travail réel est en amont : un programme qui porte les mentions de l’article D6313-3-1 et une organisation capable de produire les preuves stagiaire par stagiaire.

L’accompagnement sert quand ces documents font partie d’un ensemble plus large. Pour démarrer, l’offre de création MAKEMYOF à 490 € HT (588 € TTC) comprend l’analyse de votre activité et de votre éligibilité à la déclaration, la constitution complète du dossier, la rédaction des pièces à partir de vos réponses (mandat, attestation sur l’honneur, programme, convention ou contrat, liste des formateurs ou présentation de l’activité pour un micro-entrepreneur), la vérification de conformité avant le dépôt, puis le dépôt auprès de la DREETS et le suivi jusqu’à l’obtention de votre NDA ; l’instruction reste du ressort de l’administration. Vous pouvez démarrer votre dossier de création en ligne.

Si vous êtes déjà déclaré et visez des stagiaires financés, l’accompagnement Qualiopi à 990 € HT (1 188 € TTC) comprend l’analyse de votre situation, la préparation aux exigences du référentiel, l’accompagnement documentaire (procédures, programmes, questionnaires, registres) et la préparation à l’audit ; l’audit lui-même est réalisé et facturé par l’organisme certificateur. Le guide obtenir la certification Qualiopi décrit les étapes.