Mutualisation Qualiopi : un certificat pour plusieurs OF ?

L’article L6316-1 du Code du travail impose la certification aux prestataires mentionnés à l’article L6351-1, c’est-à-dire aux organismes qui ont déclaré leur activité, lorsqu’ils sont financés par un opérateur de compétences, l’État, les régions, la Caisse des dépôts, France Travail ou l’Agefiph. L’obligation pèse donc sur chaque organisme déclaré, pas sur un groupe ou une marque.

Le ministère du Travail le dit sans détour dans ses questions-réponses sur la certification qualité : la certification Qualiopi est « rattachée au numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ». L’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit prévoit d’ailleurs que le certificat mentionne la raison sociale de l’organisme, son numéro de déclaration d’activité, son numéro SIREN et l’adresse du ou des sites. Un certificat ne peut donc pas porter deux NDA ou deux SIREN.

Conséquence directe, écrite par le ministère : un réseau d’entités disposant chacune d’un numéro de déclaration d’activité ne peut pas être qualifié d’organisme multi-sites. Le certificat d’une société mère ne couvre ni ses filiales, ni les franchisés de son enseigne, ni les associations membres d’une fédération.

L’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit définit l’organisme multi-sites : il « est couvert par un seul système qualité comprenant une fonction centrale, qui ne correspond pas nécessairement au siège de l’organisme, qui régit plusieurs sites ». Un site se caractérise par la présence permanente de personnel de l’organisme. Pour être qualifié de multi-sites, l’organisme doit remplir quatre conditions :

• un seul et unique système qualité ;
• une fonction centrale identifiée, qui fait partie de l’entité et n’est pas sous-traitée ;
• une fonction centrale qui a l’autorité pour définir, mettre en place et faire fonctionner ce système qualité ;
• tous les sites inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.
• Ce qui ne compte pas comme un site, selon le ministère : le domicile d’un salarié en télétravail, ou une simple salle de formation qui n’est pas le lieu d’exécution du contrat de travail d’un formateur.
• Le même SIREN ne suffit pas : des établissements réunis sous un seul NDA mais gérés de façon autonome n’obtiennent une certification unique qu’après avoir mis en place un système qualité commun piloté par la fonction centrale.

Un seul certificat ne veut pas dire un seul site audité. La fonction centrale est auditée à chaque audit, et l’organisme certificateur audite en plus un échantillon de sites calculé par l’arrêté : la racine carrée du nombre total de sites à l’audit initial et au renouvellement, une fraction de cette racine à l’audit de surveillance. Il peut aussi choisir d’auditer un site précis s’il le juge pertinent. Aucun site ne peut être écarté de l’échantillonnage, même si son activité relève de fonds privés. Le guide sur le coût de la certification Qualiopi explique comment ces jours d’audit se traduisent dans le devis.

Le risque est partagé : si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure au moment de la décision, la certification est refusée à l’audit initial, ou suspendue lors des autres audits, pour l’ensemble de l’organisme multi-sites. C’est l’envers de la mutualisation : la fonction centrale doit réellement surveiller chaque implantation.

Le périmètre évolue aussi par audit. Un nouveau site doit être audité avant d’être ajouté au certificat, à distance ou sur place selon l’appréciation du certificateur. Un organisme certifié sur un seul site qui s’étend et devient multi-sites repasse un nouvel audit initial, à l’issue duquel un nouveau certificat est émis avec une nouvelle date de validité et la liste des sites. Le certificat mentionne les catégories d’actions certifiées (article L6313-1) et la liste des sites, sans détailler les catégories par site, et il doit être affiché dans chacun d’eux.

Une fois admis qu’un certificat suit un NDA, il reste trois façons de faire travailler plusieurs structures sous une démarche qualité commune, avec des conséquences très différentes :

• Chaque entité se fait certifier : chaque filiale ou chaque franchisé dépose sa propre déclaration d’activité et passe son propre cycle d’audits. Une tête de réseau peut leur fournir des modèles de documents, mais l’auditeur vérifie les preuves de l’organisme audité, pas celles du réseau. Le guide sur le certificateur Qualiopi aide à comparer les devis.
• Une seule entité certifiée sous-traite aux autres : c’est ce que recouvrent des offres de « mutualisation Qualiopi » proposées par des réseaux. L’organisme certifié signe avec le client, perçoit le financement et confie l’animation à ses membres. Il doit s’assurer que ses sous-traitants respectent le référentiel, et le ministère précise que le non-respect de ces critères constitue une non-conformité majeure sur l’indicateur 27, susceptible de remettre en cause sa certification. Le guide sur le portage Qualiopi détaille ce montage et ses règles pour le CPF.
• Les activités sont regroupées dans une seule structure : les implantations deviennent des sites d’un même organisme, sous un seul NDA, avec un système qualité unique. C’est le seul montage qui aboutit à un certificat commun, au prix d’une organisation centralisée et d’un nouvel audit initial si l’organisme était jusque-là certifié sur un seul site.

1. Faire l’inventaire : pour chaque structure, son SIREN, son NDA, les catégories d’actions qu’elle réalise et les lieux où du personnel travaille en permanence.
2. Vérifier qui doit être certifié : seules les structures qui facturent directement des fonds publics ou mutualisés y sont tenues ; une structure qui intervient uniquement en sous-traitance d’un organisme certifié peut ne pas l’être, sauf règles propres au CPF.
3. Choisir le montage : certifications séparées, sous-traitance vers une structure certifiée ou regroupement en organisme multi-sites.
4. Pour un multi-sites, désigner la fonction centrale, écrire le système qualité unique et organiser la surveillance des sites : c’est à l’organisme candidat de démontrer au certificateur qu’il remplit les critères, faute de quoi l’audit ne peut pas se tenir.
5. Pour de la sous-traitance, formaliser des contrats écrits et prévoir la collecte des preuves de chaque intervenant (programmes, émargements, évaluations), comme l’explique le guide sur le formateur sous-traitant.

Tout ce qui précède est public et gratuit : l’arrêté du 6 juin 2019, le référentiel national qualité et les questions-réponses du ministère du Travail suffisent pour choisir un montage et préparer l’audit seul. Une structure habituée aux démarches qualité peut tout à fait écrire elle-même son système qualité unique et constituer ses preuves.

L’accompagnement sert à ceux qui préfèrent déléguer la préparation. Pour un organisme déjà titulaire d’un NDA, l’accompagnement Qualiopi de MAKEMYOF à 990 € HT (1 188 € TTC) comprend l’analyse de votre situation, la préparation aux exigences du référentiel dans sa version applicable au 1er novembre 2026, l’accompagnement documentaire et la préparation à l’audit (audit blanc et coaching). L’audit lui-même est réalisé et facturé par un organisme certificateur accrédité, indépendant de MAKEMYOF, qui n’en est pas un. Pour commencer, répondez au questionnaire Qualiopi.

Si votre projet passe par la création d’une nouvelle entité, la création de votre organisme avec accompagnement jusqu’au NDA à 490 € HT (588 € TTC) comprend l’analyse de votre activité, la constitution du dossier, la rédaction des pièces obligatoires, la vérification avant le dépôt et le suivi jusqu’à l’obtention du NDA ; vous pouvez démarrer votre dossier en ligne. L’instruction reste du ressort de l’administration.