Audit de surveillance Qualiopi : dates, durée, contenu

L’audit de surveillance Qualiopi est le contrôle obligatoire réalisé à mi-parcours de votre certification, qui est valable trois ans : l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit le place entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention du certificat. Il se déroule à distance en principe, dure une demi-journée de base sous 750 000 € de chiffre d’affaires, et ne porte pas sur tout le référentiel : l’auditeur vérifie vos anciennes non-conformités, un socle d’indicateurs fixé par l’arrêté et, si vous étiez « nouvel entrant », la mise en œuvre réelle de ce qui n’avait été contrôlé que sur le papier.

Si vous préparez votre premier audit ou votre surveillance, l’accompagnement Qualiopi de MAKEMYOF s’adresse aux organismes déjà titulaires d’un NDA : analyse de votre situation, préparation aux exigences du référentiel, accompagnement documentaire et préparation à l’audit (audit blanc et coaching), pour 990 € HT (1 188 € TTC), frais de l’organisme certificateur en sus. Le questionnaire vous demande d’ailleurs quel audit vous visez : initial, surveillance ou renouvellement.

Audit initial, de surveillance, de renouvellement : ce qui change

Les trois audits du cycle n’ont ni le même format ni le même périmètre. Les confondre conduit à préparer la surveillance comme un audit initial (trop de travail sur des indicateurs qui ne seront pas vus) ou, à l’inverse, à la sous-estimer quand on était nouvel entrant.

●Audit initial : il ouvre le cycle, se déroule dans vos locaux et couvre l’ensemble des indicateurs applicables. Sa durée de base est d’une journée sous 750 000 € de chiffre d’affaires. Pour le préparer, voir préparer l’audit Qualiopi.
●Audit de surveillance : entre le 14e et le 22e mois, à distance en principe, une demi-journée de base sous 750 000 € de chiffre d’affaires et une journée au-delà. Il porte sur un périmètre ciblé, détaillé plus bas.
●Audit de renouvellement : réalisé avant l’échéance du certificat, dans des délais qui laissent le temps de lever une non-conformité majeure avant l’expiration. Il suit le déroulement d’un audit initial, rappelle le portail des organismes de formation de Mon Compte Formation.

Quand a lieu l’audit de surveillance : planifier la fenêtre

Le point de départ est la date d’obtention de la certification inscrite sur votre certificat, pas la date de l’audit initial. Pour une certification obtenue en mars 2026, la fenêtre court à peu près de mai 2027 à janvier 2028. La manière de compter les mois peut décaler ces bornes de quelques semaines : faites confirmer les dates exactes par votre certificateur et inscrivez-les dans votre agenda dès réception du certificat.

L’arrêté ne prévoit pas de tolérance au-delà du 22e mois. Si l’audit n’est pas réalisé à temps, c’est votre contrat de certification qui fixe les suites : relisez-le et réservez la date tôt, car les auditeurs sont sollicités par tous les organismes certifiés à la même période que vous.

Deux raisons de viser le début de la fenêtre plutôt que la fin : une non-conformité majeure laisse trois mois pour corriger, puis le certificateur vérifie la correction ; et une non-conformité mineure relevée en surveillance doit être corrigée dans les six mois et sera revue au renouvellement. Plus l’audit est tôt, plus vous avez de marge avant l’échéance des trois ans.

Ce que l’auditeur vérifie pendant la surveillance

L’article 2 de l’arrêté fixe le minimum que le certificateur doit examiner. Tout le référentiel n’est pas repassé, mais ce socle n’est pas négociable :

●Les indicateurs qui avaient fait l’objet d’une non-conformité lors de l’audit précédent, avec une attention portée à l’efficacité des actions correctives.
●Les indicateurs pour lesquels l’arrêté ne prévoit qu’une non-conformité majeure (article 5) : un écart sur l’un d’eux n’est jamais « mineur ».
●Les indicateurs 1, 17 et 19 et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3.
●Si votre audit initial avait été réalisé en durée aménagée, les indicateurs applicables qui n’avaient pas été audités.
●Si vous étiez nouvel entrant lors de l’audit initial : l’ensemble des indicateurs applicables.

Le cas du nouvel entrant : la surveillance devient l’audit le plus exigeant

C’est le point le plus souvent sous-estimé par les organismes créés récemment. Lors de l’audit initial d’un nouvel entrant, plusieurs indicateurs (2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32 dans la numérotation de l’arrêté) ne sont vérifiés que sur la formalisation de vos processus : résultats obtenus, évaluation des acquis, veilles, handicap, amélioration continue. Leur mise en œuvre effective est contrôlée à l’audit de surveillance.

Concrètement, il ne suffira plus de montrer une procédure de recueil des appréciations : l’auditeur attendra des questionnaires réellement collectés, leur analyse et les améliorations que vous en avez tirées. Ces preuves se constituent au fil des formations des 14 premiers mois ; on ne les rattrape pas la semaine précédant l’audit. Si vous venez de créer votre organisme, lisez aussi comment obtenir la certification Qualiopi.

Novembre 2026 : sur quel référentiel serez-vous audité ?

Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 remplace le référentiel national qualité à compter du 1er novembre 2026 et ne prévoit pas de régime particulier pour les organismes déjà certifiés. Si votre certification date de 2025, tout ou partie de votre fenêtre de surveillance tombe après cette date ; si elle date de 2026, elle y tombe entièrement.

Les numéros d’indicateurs cités ci-dessus sont ceux du référentiel actuel, auquel renvoie l’arrêté d’audit. Demandez par écrit à votre certificateur sur quelle version il vous auditera et quelle correspondance d’indicateurs il retient, puis préparez vos preuves sur cette version : c’est la question à poser dès la prise de date.

Déroulé et préparation, étape par étape

1Relisez le rapport de l’audit précédent et vérifiez que chaque non-conformité est levée, preuves datées à l’appui.
2Réservez la date avec votre certificateur et demandez la durée prévue, le format (à distance, ou sur site si vous le demandez, si une réclamation ou l’analyse de risque le justifie, ou pour un site échantillonné) et la version du référentiel.
3Rassemblez les preuves produites depuis la certification : programmes, conventions, émargements, évaluations, appréciations des stagiaires, traitement des réclamations, actions d’amélioration.
4Mettez à jour ce qui a changé : nouvelles formations, nouveaux formateurs, nouveaux sites, et vérifiez l’usage de la marque Qualiopi sur vos supports.
5Le jour de l’audit, présentez vos preuves dans l’ordre des indicateurs ; après le rapport, traitez chaque écart dans les délais de l’article 5.

Faire soi-même ou se faire accompagner

Seul, c’est faisable et gratuit hors factures du certificateur : l’arrêté d’audit et le référentiel sont publics sur Légifrance, et un organisme qui a tenu ses preuves à jour depuis l’audit initial peut préparer la surveillance en quelques séances de rangement. Rappelez-vous aussi que Qualiopi n’est exigée, selon l’article L6316-1 du Code du travail, que pour les actions financées par un opérateur de compétences, l’État, les régions, la Caisse des dépôts, France Travail ou l’Agefiph.

Un accompagnement se justifie surtout si vous étiez nouvel entrant, si l’audit initial a laissé des non-conformités ou si votre surveillance tombe sur le nouveau référentiel. L’accompagnement Qualiopi coûte 990 € HT (1 188 € TTC) : analyse de votre situation, préparation aux exigences du référentiel, accompagnement documentaire et préparation à l’audit, frais de l’organisme certificateur en sus. L’audit reste mené par un certificateur indépendant, seul à décider du maintien de la certification.

Pas encore d’organisme déclaré ? La première étape est la création de votre organisme avec accompagnement jusqu’au NDA, à 490 € HT (588 € TTC), et vous pouvez démarrer votre dossier en ligne. Pour estimer le budget des trois audits, voir le coût de la certification Qualiopi.

Questions fréquentes

L’audit de surveillance Qualiopi est-il obligatoire ?

Oui. L’arrêté du 6 juin 2019 prévoit un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification ; il fait partie du cycle de trois ans.

Combien de temps dure l’audit de surveillance ?

Une demi-journée de base sous 750 000 € de chiffre d’affaires, une journée au-delà. Chaque site échantillonné ajoute une demi-journée.

L’audit de surveillance se fait-il à distance ?

En principe oui. Il a lieu sur site en cas de réclamation, si l’analyse de risque issue de l’audit précédent le justifie, pour les sites échantillonnés d’un organisme multi-sites, ou à votre demande.

Que se passe-t-il en cas de non-conformité majeure en surveillance ?

Les actions correctives doivent être effectives sous trois mois et le certificateur les vérifie. À défaut, la certification est suspendue, puis retirée si l’écart n’est toujours pas levé trois mois après la suspension.

Quelle différence avec l’audit de renouvellement ?

La surveillance porte sur un périmètre ciblé, à distance en principe. Le renouvellement, avant la fin des trois ans, suit le déroulement d’un audit initial sur l’ensemble des indicateurs.

Sources

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